10 правил электронной переписки

Правило 1. Должна быть указана тема письма.

Данное правило деловой переписки позволяет найти нужное письмо в потоке корреспонденции. Удобно работать с письмами, в теме которых четко прописано, о чем пойдет речь.


Правило 2. Письмо нужно начинать с приветствия.

Приветствовать собеседника лучше в следующей форме: «Здравствуйте, имя (отчество) адресата». Если письмо отправляется не одному человеку, а целой группе лиц, стоит обращаться к собеседникам так: «Уважаемые господа!» или «Коллеги!».


Правило 3. Чем лаконичнее, тем лучше.

Если нужно в письме описать в подробностях какую-то ситуацию или явление, укажите все необходимые данные. Но при этом не переусердствуйте — пишите только «по делу». Будет идеально, если в коротком письме вы сможете договориться с партнёром о телефонном разговоре или о личной встрече, чтобы обсудить все волнующие вопросы в мельчайших деталях.


Правило 4. Придерживайтесь делового стиля письма. И поменьше эмоций.

Не забывайте, что во время электронной переписки собеседники не видят и не слышат друг друга. В этом случае невозможно дополнить свои слова мимикой, жестикуляцией, сменой интонации. В связи с этим необходимо придерживаться делового стиля общения во время электронной переписки. Так, если при личном общении фраза «Что еще от меня требуется?», произнесенная с соответствующей интонацией, продемонстрирует ваше желание изучить весь перечень обязанностей или дальнейших действий, то при электронной переписке она может быть истолкована следующим образом: «Сколько вы ещё будете перегружать меня своими заданиями?». Согласитесь, звучит нетактично и даже грубо.

В связи с этим лучше использовать нейтральные формулировки. К примеру, такие: «Чем еще могу быть полезен?».

Если вы хотите прерывать разговор, то сделать это нужно максимально корректно: «Коллеги, по причине того, что я очень загружен на другом проекте, буду признателен, если вы». И после переходите к описанию своих пожеланий: «освободите меня от обязанностей по этому проекту», «позволите мне приступить к своим обязанностям немного позже».


Правило 5. Не переборщите с эмодзи.

В отдельных компаниях запрещается использовать эмодзи в электронной переписке. Если организация, в которой вы работаете, не входит в их число, можете пользоваться смайликами, но очень аккуратно. Такие символы выражают эмоции, которые могут быть лишними во время деловой переписки. Одного смайлика будет вполне достаточно, чтобы «разрядить обстановку».


Правило 6. Электронная подпись не будет лишней.

Хорошо, если в конце каждого письма будет стоять «подпись»: фамилия, имя, отчество, должность отправителя, его рабочие контакты, а также логотип компании. Наличие такой информации свидетельствует о развитой корпоративной культуры организации, а значит, работает на ее имидж.


Правило 7. Перед отправкой письма перечитайте его.

Стоит перечитать письмо перед тем, как его отправить. Это позволит своевременно выявить ошибки и исправить их. Грамотно составленное письмо без помарок и опечаток косвенно свидетельствует о профессионализме собеседника, а также о его внимательности ко всем деталям.


Правило 8. По возможности давайте обратную связь в течение суток.

Не затягивайте с ответом: давайте обратную связь в течение 24 часов. Если же требуется больше времени на ответ, имеет смысл сообщить об этом собеседнику как можно быстрее.


Правило 9. Не удаляйте историю переписки.

Сохраняйте всю предыдущую цепочку сообщений в письме. В потоке информации вы можете забыть, какие конкретно вопросы вы уже обсуждали с собеседником — история переписки позволит вам все вспомнить.


Правило 10. Отправляйте письма в рабочее время.

Есть несколько причин, почему так нужно делать. Если вы отправляете письмо ночью, высока вероятность, что звуковое оповещение разбудит адресата и вызовет его недовольство. К тому же многие придерживаются мнения, что деловая переписка в нерабочее время и выходные дни просто неприемлема — вас могут посчитать невоспитанным и даже наглым человеком. И ещё одна причина. Отправленное в нерабочее время письмо может попросту затеряться в потоке корреспонденции, и вы не получите обратную связь.

Поэтому не лишним будет настроить полезную опцию «отложенной отправки». Такая функция позволит отправлять письма строго в назначенное время — не в пятницу ночью, а на утро понедельника.