Как писать сопроводительное письмо

Структурирование письма для резюме

Любой профессиональный HR-специалист обращает внимание на текст сопроводительного письма, и только после этого приступает к анализу содержимого. Аналитики, проводившие опрос, отметили такой интересный факт, около 36% HR-менеджеров отказывали претендентам из-за некорректного или неправильного составления письма. Казалось бы, резюме составлено на «отлично», но какое-то «сопроводительное письмо» может поставить крест на вашей будущей работе. Общих рекомендаций по объему сопроводительного письма не существует. Но, некоторые сервисы по поиску работы, при онлайн-заполнении резюме самостоятельно устанавливают ограничения, например, текст должен быть не более 2000 знаков.

Непосредственная структура сопроводительного письма должна выглядеть примерно такой.

1. Оформляем приветствие. Текст должен начинаться с обращения «Уважаемый (пишем имя / должность». Можно начать текст так: «Имя, добрый день». В англоязычных вариантах письмо начинают так: «Dear/name/». Если вы имени менеджера не знаете, то можно начать с простого приветствия.
   
   
2. Основная часть текста. Здесь нужно соблюдать 5 основных пунктов.
   
   

• Укажите на какую должность вы претендуете. Это требование важно, если вы отправляете письмо на E-mail работодателю. На сайтах по поиску работу, этот текст высвечивается в форме письма автоматически.
  
  
• Кратко объясните, почему вас заинтересовала вакансия. Это может быть интересный и инновационный продукт, новые функции, иные интересные задачи и т.д. Эта часть обращения должна быть мотивационная.
  
  
• От мотивационных параметров плавно переходим к описанию вашей практической деятельности, то есть к тем сведениям, которые не указаны в основном резюме, но будут полезны вашему работодателю.
  
  
• Снова напоминаем кратко о мотивации вашего выбора, которое вы указали в пункте 2, но, учтите, нельзя повторять то же самое в завершающей части.
  
  3. Прощание. Если вы пишите на английском языке, пишем «Best regards», на русском языке- «С уважением имя, фамилия!». В этой части дублируем ваши контактные сведения (телефон, e-mail, соцсети)

Обратите внимание, что все пункты, кроме 2.3 это выработанные временем клише, которые создавались успешными кандидатами не один десяток лет. Все информационные данные должны быть краткими, и обязательно нести важную мысль. На каждую позицию отводите по одному-два предложения, делайте отступы для новых абзацев.


Секреты удачного написания сопроводительного письма

Менеджеры сегмента HR ценят свое и ваше время. Если вы напишите сопроводительное письмо, которое нужно читать более 1 минуты, то учтите, что ваше резюме HR-менеджер отложит в сторону, каким бы красивым оно не было. Менеджеру нужно потратить 10 секунд на прочтение письма, чтобы дать обратную связь. Поэтому, вам нужно писать такой текст, который нужно прочитать за 10 секунд, в крайнем случае 15-20 секунд, не более.

1. В большинстве случаев мы не знаем имени менеджер, поэтому пишем простое приветствие. На сайтах по поиску работы есть обратная связь с HR-менеджером, поэтому его имя в поле сопроводительного письма будет подставлено автоматически.
   
   
2. Деловой стиль описания должен быть выдержан полностью. Используйте простую и четкую терминологию для описания, упрощенный формат структуры. Не нужно писать сложные по структуре придаточные и сложноподчиненные словосочетания и предложения.
   
   

Достаточно использовать эти 2 секрета, тогда HR-менеджер обратить внимание на ваше резюме.


Типичные ошибки

Как указывалось, выше, в 36% случаев, если есть сопроводительное письмо, HR-менеджер откладывает его. Основные причины.

1. Письмо составлено по шаблону. У менеджеров есть практический опыт, и шаблонные записи его не заинтересуют.
   
   
2. Нет смысла в описании дублировать ранее описанный опыт, другими словами. Никто не будет читать два раза одну и ту же информацию, даже если она написана, другими словами.
   
   
3. Креативный подход и юмор будут уместны, если ваш будущий работодатель будет входить в число тех 5% предприятий мира, которые оценивают такой стандарт коммуникации. В идеале, нужно вообще отказаться от юмора, и креатива.
   
   

Идеальная структура письма, емкая информация, стилизованность под тренд компании, - все это будет интересно HR-менеджеру. И самое главное, вам нужно будет сфокусироваться на интересах выбранной компании, а не на персональном интересе. Если вы эти моменты учитываете, то ваше сопроводительное письмо и резюме не останутся без внимания.