Макросы в Access: что это такое и как создать

Чтобы понять, зачем необходима запись макроса Access (macros) отметим сразу, что функциональная особенность этого алгоритма рассчитана на людей, не имеющих каких-либо навыков в программировании. Специалисты в области программирования в своей рутинной работе автоматизации процессов используют короткие фрагменты кода.

Для обычного пользователя макросы в Access автоматизируют процессы, выполняемые в классических программах типа Word или Excel. Процессы выполняются традиционным способом - клик мыши или клавиатуры.

В научной и популярной литературе можно встретить второе название макросы в Аксесс – макрокоманды. Иногда есть иное разъяснение этой операции как совершение последовательности для выполнения заданного порядка действий и при определенных параметрах или условиях. Некоторые ошибочно называют Access макрос данных – скриптами. Это ошибочное суждение. Macros используются относительно к работающей программе, и используются при помощи встроенных в нее программ или средств. Скрипты пишутся на языках программирования, и интегрированы под автоматизацию конкретного пользователя.

Сама процедура создания макросов в Access осуществляется через режим «построителя», или через конструктор макросов. Пользователю достаточно выбрать из выпадающего списка макрокоманду, то есть действие. Задать требуемую информацию, какие будут условия срабатывания. В конечном итоге необходимо закрепить указанное действие за определенным событием или за каким-то элементом.
Для формирования macros, необходимо выполнить следующие действия.

1 На вкладке «Создание» жмем на подходящий тип кнопки.

2 Добавляем требуемые макрокоманды.

3 Завершаем действие комбинацией клавиш «Ctrl+S» , указываем название микропрограммы, и сохраняем.

4 Далее нужно привязать macros к событию. Возьмем для этого клик кнопки через режим алгоритма «Свойства».

Для создания макрокоманды, необходимо в меню «Создание» воспользоваться подпрограммой «Макрос». Здесь справа вы увидите полный список макрокоманд, которые вам будут доступны при совершении операций.

Макрокоманды также содержатся в отдельных папках по выполняемым действиям. Обращайте внимание на наименование папки, поскольку они отображают область, к которой относится та или иная операция. Функционалы макрокоманды расширяют интерфейсные операции, разнообразные задачи по передаче данных из облака БД или в неё саму. Также можно отслеживать команды по управлению объектами базы, окнами самой программы или элементами объектов. При добавлении макрокоманды в Access макрос данных используйте каталог и дважды кликайте мышью по названию. Можно выполнить проще задачу, найти нужную макрокоманду из выпадающего списка.

Иногда требуется так, чтобы macros работал не каждый раз, когда вы совершаете действие, а при выполнении какого-то условия. Для упрощения операции, в макросе Access из каталога, добавляем опцию «Если». В этой команде прописываем условия выполнения следующей операции. По желанию можно добавить команду «Иначе», а при достаточно больших действиях команду «Иначе Если».

Макросы записи Access на форму событий можно подавать сразу же на элемент управления. Перед вами автоматически откроется мастер конструктора, определяющий доступные действия. В качестве примера можно привести команду действия при нажатии на любую форму кнопки.

Выбираем категорию «Разное - Выполнить макрос». В этой операции нужно выбрать заранее сформированный объект из списка доступных. Это означает, что программа привязывается к сформированному элементу формы и будет реагировать на все действия с этой операцией. Далее к сформированному элементу macros привязывается окно свойств. Вкладка «Событие» представлена полным списком тех событий, у которых имеется вероятность назначить последовательность действий командного решения. Нужный пункт выбирается из выпадающего списка макроса, который нам доступен для исполнения.

Процедура запуска будет ответом на изменение режима фокуса, модернизации формы, и нажатия кнопок, клавиш и движения указателя компьютерной мыши. Важно учесть, что макрос событий Access будет зависеть от сформированного или имеющегося элемента управления.

Начиная с версии 2010 доступен макрос данных Access. Такой формиат вызывается сформированными изменениями или за счет автономной работы с использованием встроенного наименования. Этот тип макроса считается продвинутым и используется в большинстве случаев тем, кто работает в продвинутой системе СУБД (система управления БД).

Этот макрос позволяет отслеживать те изменения, которые были совершены ранее, но при этом трудно было изначально снова задать параметр обычным действием. В продвинутых программах макрос данных, интегрировав триггерами. При изменении определенных полей или базы данных, основатель документа может получить сведения об изменениях путем отправки данных на адрес электронной почты.

Все программные единицы добавляются в структуру в форме таблицы. Для этих целей используется вкладка «Работа с таблицами». При нажатие на опцию «Таблица» макрос будет автоматически срабатывать, и вносить изменения. Режим работы макроса позволяет отслеживать изменения как до, так и после выполнения определенной операции (изменение, удаление, после ставки). При необходимости, можно вручную вызвать новый поименованный маркер выполнения действий. В списке макрокоманд дается полный перечень операций, совершаемые с макросами данных Access.

Благодаря новому конструктору, начиная с версии 2010 упрощена работа с такими популярными программными продуктами как Word, Excel. Гибкая настройка macros Аксесс помогает безопасно работать с табличными данными и обеспечивать надежную защиту файловых документов.